Nieuws : De impact van de Brexit op de exportstrategieën van voedingsbedrijven: het succesverhaal van Agristo | Food At Work

Toen de Britse regering koos voor een harde Brexit primeerde er één vraag voor alle voedingsbedrijven: wat zal dit concreet betekenen voor de export van voedingswaren naar het Verenigd Koninkrijk? Dankzij de intensieve sensibiliseringscampagnes van de bevoegde overheidsinstanties, in samenwerking met Fevia, verteerden de Belgische voedingsbedrijven de nieuwe invoereisen goed. Agristo leverde een mooi voorbeeld van een uitermate goede voorbereiding op de wijzigende regels en hoe daarop te anticiperen. Laten we eens een kijkje nemen naar hun intensieve traject.

Belgische frietjes: ook populair in het VK

Agristo is een familiebedrijf dat is uitgegroeid tot een wereldspeler in de ontwikkeling en productie van diepgevroren aardappelproducten. Hun export neemt jaarlijks toe, dus ook naar het VK. Om hun bedrijf klaar te stomen voor de Brexit, volgden ze een intensief traject om een AEO-vergunning te behalen. AEO staat voor Authorized Economic Operator, of kort samengevat zorgt een AEO-status van bedrijven ervoor dat ze gelden als een betrouwbare partner in de (internationale) logistieke keten.

Stefanie Decaluwé, Supply Chain Coördinator, licht toe: “Het werd snel duidelijk dat de Brexit een grote impact ging hebben op de voedingsindustrie. Je werkt met voedsel, dus er zijn veel regels rond voedselveiligheid. Het verhaal gaat ook veel breder dan enkel de voedingswaren: er zijn regels rond labels, invoerrechten, de systemen die men gaat gebruiken, …” Dit bracht veel onzekerheden mee. Op een moment had Agristo drie verschillende scenario’s op tafel liggen hoe de Brexit zou kunnen verlopen. 

Ook Hannelore Raes, CEO van Agristo, stond ons met plezier te woord met wat extra toelichting. “We voeren een groot volume uit naar de VK, dus voor ons als bedrijf was het uitermate belangrijk de grootte van de impact van de Brexit goed in te schatten. Zeker omdat onze klanten in het VK van ons verwachtten dat we zelf instonden voor de importformaliteiten. Daarbij moet ik wel vertellen,” deelt Hannelore mee, “dat we al langer met het idee speelden om het traject voor een AEO-vergunning te volgen.”

Digitalisering en automatisering 

Agristo zette voor de Brexit al volop in op digitalisering en automatisering. “Onze filosofie was: hoe groter het volume dat we exporteren, hoe complexer de administratie wordt,” vertelt Stefanie. “We merkten daarbij op dat veel medewerkers zich bezighielden met repetitieve taken, wat eigenlijk zonde van hun tijd was. Wij hebben daarop geanticipeerd en besloten om heel veel supply chains te automatiseren en digitaliseren. Iets later was er de aankondiging van de Brexit. Toen hebben we onze opties goed in kaart gebracht, want dit betekende dat onze export heel wat ging stijgen.” Eén vraag primeerde: “Wat kunnen we doen om de continuïteit in onze supply chain te behouden?”. Toen werd de keuze gemaakt om het traject van de AEO-certificering te starten. 

Halverwege 2018 voegden ze daad bij het woord en werd er een AEO-kernteam opgericht binnen het bedrijf. “Om dit traject succesvol te laten verlopen, werd al snel duidelijk dat we een centraal AEO-contactpersoon nodig hadden binnen ons bedrijf,” vervolgt Hannelore. Stefanie nam deze rol op zich: “Het werd snel duidelijk dat er voor die taak een persoon nodig was die het bedrijf goed kent en rekening houdt met alle afdelingen binnen de organisatie. Want een AEO-erkenning gaat veel verder dan enkel douaneformaliteiten in orde brengen: het heeft een impact op Finance, (Technical) Sales, IT, …”

Voor de AEO-erkenning te ontvangen is het belangrijk dat je als bedrijf transparant bent over je financiële en oprationele flows naar de douaneautoriteiten toe. In juli 2018 startte het traject met een Self Assesment waarbij tal van vragen beantwoord werden. Daarbij vonden regelmatig tussentijdse evaluaties plaats door de klanten coördinatoren van Klama. Indien nodig stuurden zij ook bij. Na een interne doorlooptijd van zes maanden werd hun harde werk beloond: Agristo ontving eind februari 2019 de erkenning als AEO-bedrijf.

Een terugblik op het AEO-traject

Wanneer we vragen naar het verloop van het traject, antwoordt Stefanie heel positief: “We zijn tevreden hoe het gelopen is. Het verliep op een betrekkelijk korte termijn en heeft op twee vlakken een positieve impact gehad voor ons bedrijf. Enerzijds hebben we al onze bedrijfsflows goed onder de loep genomen. We hebben die stuk voor stuk afgetoetst en bijgestuurd waar nodig. Anderzijds heeft het AEO-traject een onverwachte impact gehad op onze medewerkers. Verscheidene afdelingen zijn nu al met douaneformaliteiten in aanraking gekomen. Vroeger was dit voor velen een topic dat afschrikte, omdat het een ver-van-hun-bed-show was. Nu de export naar het VK dagelijkse business is geworden, zie je veel meer betrokkenheid tussen de verschillende afdelingen die rond dit topic werken. We kunnen wel zeggen dat de cohesie tussen de afdelingen hechter geworden is.”

Dit betekent daarom niet dat elk bedrijf gebaat is bij een AEO-traject. Stefanie nuanceert: “Veel hangt af van het volume dat je importeert en exporteert. Wanneer je met kleinere volumes werkt, heb je er waarschijnlijk meer voordeel aan door te werken met een douanedeclarant. Want een AEO-traject vraagt veel mankracht en organisatie binnen je bedrijf.”

Heb je zelf vragen rond Brexit en de exportstrategie van je bedrijf? Contacteer Fevia. Lijkt een logistieke functie in de voedingsindustrie je wel wat? Check dan zeker eens wat het jobprofiel Logistiek Verantwoordelijke inhoudt.